ניהול זמן אפקטיבי לבעלי עסקים קטנים, כך תפיקו יותר מהיום שלכם!
בעלי עסקים קטנים, במיוחד אלו שעובדים לבד או עם צוות מצומצם, מכירים את התחושה שהיום פשוט עף מהר ונעלם.
בין טיפול בלקוחות, שיווק, ניהול כספים ומיליון משימות נוספות קל להרגיש מוצפים וללכת לאיבוד.
ניתן להתמודד עם הבעיה בהבנה שניהול זמן נכון יכול לעשות שינוי עצום!
להלן מספר טיפים שיעזרו לכם להתרכז בעשייה אמיתית ולמקסם את הזמן שלכם:
התחילו את היום עם תוכנית ברורה
במקום לקפוץ ממשימה למשימה, הקדישו 10 דקות בסוף כל יום עבודה לתכנון סדר היום הבא.
כתבו מספר משימות עיקריות שאתם חייבים לסיים כולל הקצבת זמן ריאלי לכל משימה.
השתמשו בטכניקת "מערכת שעות" ממש כמו שהיינו ילדים בבית ספר
חלקו את היום לחלונות ממוקדים למשימות ספציפיות:
שעתיים לשיווק, שעה למענה ללקוחות, שעה לאדמיניסטרציה וכו'.
אם לא תתנו למשימות אחרות להתפרץ באמצע זה ישפר ביצועים ותפוקה.
צמצמו הפרעות בלתי רצויות
הטלפון מצלצל, מיילים קופצים, הודעות מגיעות, כל אלו שוברים את הריכוז וגוזלים זמן יקר.
כבו התראות בזמן משימות חשובות והגדירו זמנים קבועים לבדוק הודעות, כולל וואצאפ וכמובן חדשות!
האצילו סמכויות והשתמשו באוטומציות
אם אתם עושים הכל בעצמכם, הגיע הזמן לשחרר ולהתייעל.
האצילו משימות קטנות (למשל מענה למיילים ואפילו טלפונים)
או השתמשו בכלים אוטומטיים לניהול רשתות חברתיות, חשבוניות ועוד.
התייעלות זה שם המשחק.
אל תשכחו הפסקות מתוכננות
נשמע מוזר, אבל הפסקות קצרות משפרות פרודוקטיביות.
כל 90 דקות, קחו 5-10 דקות לזוז, לנשום ולרענן את הראש ככה תעבדו חכם ויעיל יותר ולא רק קשה יותר.
הטיפ הכי חשוב – להתרכז במה שחשוב באמת!
לא כל משימה שווה את הזמן שלכם.
התמקדו בפעולות שמקדמות את העסק שלכם קדימה ואל תתנו למשימות קטנות לגנוב את כל היום שלכם.
קשור: איך יודעים שהעסק תקוע בתקרה ומה עושים כדי לפרוץ אותה
כמה שווה שעה שלכם? החישוב שמשנה את סדר העדיפויות
לפני שמחליטים מה לעשות ומה להאציל, צריך לדעת כמה שווה שעת עבודה שלכם.
החישוב פשוט – מחלקים את ההכנסה החודשית שאתם רוצים להרוויח במספר השעות שאתם באמת יכולים להקדיש לעבודה מול לקוחות.
לדוגמה – בעל עסק שרוצה להרוויח 20,000 ₪ בחודש ויש לו כ 100 שעות עבודה אפקטיביות, צריך ששעה שלו תייצר לפחות 200 ₪.
מכאן נגזר כלל ברור – כל משימה שאפשר להעביר למישהו אחר בפחות מ 200 ₪ לשעה, כדאי להעביר.
הנהלת חשבונות, תיאום פגישות, עיצוב פוסטים ומענה ראשוני לפניות הם בדרך כלל הראשונים ברשימה.
איך ממיינים את המשימות – טבלת ההחלטה
| סוג המשימה | דוגמאות | מה עושים איתה |
|---|---|---|
| מכניסה כסף ישירות | פגישות מכירה, עבודה ללקוח, הצעות מחיר | עושים בעצמכם, בשעות הכי טובות ביום |
| תומכת בהכנסה | שיווק, מעקב גבייה, תכנון תזרים | משבצים בחלון זמן קבוע בשבוע |
| תפעולית וחוזרת | הנהלת חשבונות, תיאומים, מיילים שגרתיים | מאצילים או מעבירים לאוטומציה |
| גוזלת זמן בלי תמורה | גלילה ברשתות, ישיבות בלי מטרה, "כיבוי שריפות" | מצמצמים או מבטלים |
דוגמה לשבוע עבודה מאורגן
| יום | בוקר (השעות החזקות) | צהריים | אחר הצהריים |
|---|---|---|---|
| ראשון | תכנון שבועי ויעדים | עבודה ללקוחות | מענה להודעות |
| שני | פגישות מכירה | עבודה ללקוחות | שיווק ותוכן |
| שלישי | עבודה ללקוחות | עבודה ללקוחות | מענה להודעות |
| רביעי | פגישות מכירה | עבודה ללקוחות | גבייה ותזרים |
| חמישי | עבודה ללקוחות | סגירת משימות פתוחות | סיכום שבוע ותכנון הבא |
השבוע הזה לא צריך להיות מושלם.
המטרה היא שכל סוג עבודה יקבל מקום קבוע, כדי שהדחוף לא ידחוק כל הזמן את החשוב.
הקשר בין ניהול זמן לכסף בעסק
כשאני נפגש עם בעלי עסקים שמתמודדים עם בעיות תזרים, אני רואה שוב ושוב שהבעיה מתחילה לא פעם בניהול הזמן.
בעל עסק שאין לו זמן לשלוח חשבוניות בזמן, לעקוב אחרי גבייה או להסתכל על המספרים פעם בשבוע, מגלה את הבעיה רק כשהחשבון כבר במינוס.
חלון קבוע של שעה בשבוע לתזרים ולגבייה הוא אחת ההשקעות המשתלמות ביותר שבעל עסק יכול לעשות בזמן שלו.
שאלות נפוצות על ניהול זמן בעסק קטן
10 עד 15 דקות בסוף כל יום עבודה, ועוד כחצי שעה פעם בשבוע לתכנון השבוע הבא.
זה מחזיר את עצמו בשעות שנחסכות על קפיצה בין משימות.
לנסות לעשות הכול לבד.
בעלי עסקים רבים מבזבזים שעות על משימות שאפשר להעביר בעלות נמוכה בהרבה מערך השעה שלהם, ואז לא נשאר להם זמן למכירות ולצמיחה.
רק אם משתמשים בהן באופן עקבי.
יומן אחד ורשימת משימות אחת עדיפים על חמש אפליקציות שאף אחת מהן לא מעודכנת.
כשאתם מסרבים לעבודה או דוחים לקוחות כי אין לכם זמן, או כשיותר משליש מהשבוע שלכם הולך על משימות תפעוליות. זה הסימן שהזמן שלכם שווה יותר ממה שהוא מייצר כרגע.
רוצים לשמוע עוד? צרו קשר:
מלווה עסקי ויועץ פיננסי לעסקים קטנים ובינוניים, עם למעלה מ-20 שנות ניסיון. לשעבר קצין אשראי וראש צוות באחד הבנקים הגדולים בישראל, ומנהל מרחב גליל מערבי בסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים (מעוף) במשרד הכלכלה. מלווה בעלי עסקים בגיוס אשראי, ניהול תזרים מזומנים ופיתוח עסקי – מהשטח, לא מהתיאוריה.
קראו עוד עליי ←