איך לנהל את העסק ביום יום: תוכנית עבודה, עובדים, ספקים ולקוחות
כולנו מכירים את הטקס הזה: לקראת תחילת השנה או הרבעון, בעל העסק מפנה לעצמו חצי יום, יושב במשרד או בבית קפה, וכותב "תוכנית עבודה יפה".
יש בה יעדי מכירות, רעיונות לשיווק, וחלומות על התייעלות.
יום למחרת, הוא חוזר למשרד, הטלפון מצלצל, לקוח כועס, עובד מאחר והתוכנית נכנסת למגירה עד השנה הבאה.
העסק נתקע בדיוק בתפר הזה שבין התוכנית למציאות.
מניסיוני כאיש אשראי בבנק לשעבר וכיועץ המלווה עשרות בעלי עסקים, אני יכול לומר לכם בוודאות: ניהול עסקי טוב הוא לא מסמך אקסל נוצץ.
ניהול הוא החיבור השוטף שבין התוכנית שלכם, האנשים שלכם (עובדים וספקים), והלקוחות שמכניסים את הכסף.
כך תעשו את זה נכון מבלי לאבד שליטה.
איך לבנות תוכנית עבודה לעסק שאפשר לעמוד בה?
הסיבה המרכזית שתוכניות עבודה קורסות היא שהן עמוסות מדי.
כשאתם מציבים לעצמכם 40 מטרות, אתם לא תשיגו אף אחת מהן.
כדי לבנות תוכנית שאפשר באמת להתמיד בה, עבדו בשיטת המיקוד:
- 3-5 יעדים בלבד לרבעון: בחרו את המטרות הקריטיות ביותר (למשל: הגדלת תזרים מזומנים ב 15%, גיוס איש מכירות, או השקת שירות חדש).
- הגדרת מדדים (KPIs): לכל יעד חייב להיות בעל בית (מי אחראי עליו?), מספר מדיד שקובע הצלחה, ודדליין ברור.
- תרגום ל"ספרינט" שבועי: המטרה הגדולה צריכה להתפרק לשאלה אחת פשוטה בתחילת כל שבוע:
מה אני, או הצוות שלי, צריכים לעשות השבוע כדי להתקרב ליעד הרבעוני?
איך לנהל עובדים וקבלני משנה בעסק קטן?
רבים מבעלי העסקים נופלים בניהול אנשים משום שהם מניחים שהעובד מבין מה אני רוצה ממנו.
זו טעות שעולה ביוקר.
כדי לנהל נכון צוות או פרילנסרים, ודאו ששלושת הכללים הבאים מתקיימים:
- הגדרת תפקיד ומדידה: לכל עובד חייב להיות ברור מה התפקיד שלו, וחשוב מכך, איך נראית הצלחה בתפקיד הזה.
- חיבור ליעדים: העובד צריך להבין איך המשימה היומיומית שלו תורמת ליעדים הגדולים של העסק שניסחתם בתוכנית העבודה.
- שגרות תקשורת: אל תחכו למשברים.
קיימו פגישת צוות קצרה (15-30 דקות) אחת לשבוע ליישור קו, ונהלו את המשימות בצורה כתובה (אפילו ב-Google Docs פשוט או לוח Trello), כדי למנוע את המשפט "חשבתי שאתה מטפל בזה".
*כפי שהסברתי בפוסט הקודם שלנו על בניית שגרות ניהול, ישיבת הסטטוס השבועית היא הדרך להפוך את ניהול העובדים מצורך בכיבוי שריפות למנגנון צמיחה.
איך לנהל ספקים בצורה נכונה בעסק?
ספקים הם שותפים עסקיים לכל דבר, אבל ניהול ספקים הוא הרבה מעבר ללשלם להם בזמן.
בעלי עסקים רבים מוצאים את עצמם בניסיון מתמיד לרצות את הספקים, או מנגד, מתעלמים מהם עד שצריך הנחה.
- אל תהיו תלויים בספק יחיד: עסק שתלוי ב 100% בספק חומרי גלם אחד או במשרד פרסום אחד, נמצא בסיכון תפעולי עצום.
תמיד החזיקו אלטרנטיבות ופזרו סיכונים. - בדיקות תקופתיות: אחת לחצי שנה, פתחו את ההסכמים.
האם עלויות השירות קפצו? האם תנאי התשלום (האשראי) שהספק נותן לכם עדיין הגיוניים לתזרים שלכם? - שקיפות ושותפות: במצבי משבר וחוסר ודאות, ספקים יעדיפו לשמוע מכם מראש על עיכוב צפוי בתשלום, מאשר לקבל המחאה חוזרת שמחסלת את האמון.
איך לנהל לקוחות כדי שלא ישתקו את העסק?
לקוחות הם החמצן של העסק, אבל לקוחות לא מנוהלים יכולים לשתק את הפעילות ולהרוס את הרווחיות שלכם.
סיפור מהשטח: ישבתי לאחרונה עם בעלת משרד לייעוץ משפטי שהרגישה שהיא קורסת מעומס.
בניתוח פשוט של שעות העבודה מול ההכנסות, גילינו ש 30% מהזמן שלה ושל הצוות מוקדש ללקוח אחד שהניב רק 5% מהרווח.
- מיפוי לקוחות: דעו מי לקוחות הליבה הרווחיים שלכם ששווים את המאמץ, ומי הלקוחות "זוללי הזמן" שצריך אולי לשחרר.
- הגדרת גבולות ברורים: הגדירו מראש (ובכתב!) שעות מענה, מה כלול בחבילת השירות ועל מה גובים תשלום נוסף.
אל תתנו לשירות מעולה להפוך להתנדבות על חשבון העסק. - מערכת ניהול: לא חייבים CRM יקר.
אפשר להתחיל מגיליון אקסל פשוט שמציג את סטטוס הלקוח, מה השלב הבא בעבודה מולו, ומי בצוות אחראי עליו.
איך לא להיגרר כל הזמן אחרי משימות דחופות?
האתגר הגדול ביותר בניהול עסק ביום יום הוא להפסיק לכבות שריפות ולהתחיל לקדם את התוכנית.
כדי לעשות זאת, אמצו את כלל הבלוק הראשון:
קבעו ביומן שעה אחת בבוקר (הבלוק הראשון של היום) שמוקדשת אך ורק לקידום אחד מ 3 היעדים הרבעוניים שלכם.
בזמן הזה לא עונים למיילים ולא קוראים וואטסאפ.
רק לאחר מכן, פתחו את הדלתות לכיבוי השריפות היומיומי שלקוחות וספקים מייצרים.
שורה תחתונה, 3 פעולות לביצוע מיידי
ניהול עסק אינו טריק של זבנג וגמרנו זו מערכת מתמשכת של תכנון, אנשים, ביצוע ובקרה.
כדי להזיז את עניינים כבר מחר בבוקר, בצעו את הצעדים הבאים:
- בחרו יעד אחד: רשמו כעת על דף יעד עסקי אחד ברור עד סוף הרבעון, והגדירו מדד פשוט לבחינת ההצלחה שלו.
- מפו לקוח זולל זמן: זהו לקוח אחד שלוקח לכם זמן באופן לא פרופורציונלי להכנסה ממנו, וקבעו איתו גבולות עבודה חדשים להמשך החודש.
- חסמו שעה ביומן: היכנסו עכשיו ליומן של מחר, וחסמו שעה אחת בבוקר לעבודה על היעד שלכם, לפני שאתם צוללים למיילים.
לסיכום
הגיע הזמן לעבור מעסק שסתם "עובד" או זורם לעסק שמנוהל נכון ובצורה רווחית.
לחצו כאן ותאמו איתי פגישת מיקוד לבניית תשתית ניהולית יציבה לעסק שלכם.
הורידו בחינם את מדריך אסטרטגיית החוסן עסקי 34 פעולות לביצוע של בעל עסק לחיזוק החוסן העסקי במצב של אי ודאות.
הורידו בחינם את הנוסחה שתגלה לכם כמה אתם באמת מרוויחים ואיך לתמחר נכון כדי לצמוח.