איך מנהלים עסק במצב חירום בלי להתפרק?
כשנופל עלינו אירוע חירום בין אם זו מלחמה שפורצת ביום בהיר אחד, משבר כלכלי עולמי או עצירה פתאומית של השוק, התחושה הראשונה של כמעט כל בעל עסק היא שהאדמה נשמטת מתחת לרגליים.
הטלפון מפסיק לצלצל, פגישות מבוטלות, והדבר הראשון שקופץ לראש הוא "איך אני משלם את המשכורות והספקים בסוף החודש?"
מניסיוני במשך שנים, וכמי שמלווה מאות בעלי עסקים ביומיום, ראיתי איך הפאניקה הורגת עסקים הרבה יותר מהר מהמשבר עצמו.
המסר המרכזי שאתם חייבים להפנים כרגע הוא זה: המטרה במצב חירום היא לא לגדול או לשבור שיאי מכירות.
המטרה היא לייצב את הספינה ולשמור על העסק חי, כדי שתוכלו לצמוח חזרה כשהסערה תירגע.
מה עושים עם העסק ביום הראשון של מצב חירום?
האינסטינקט של רובנו הוא לעשות משהו, ומיד.
אבל הפעולה החשובה ביותר ביום הראשון של משבר היא דווקא לעצור.
אל תקבלו החלטות דרמטיות מתוך פאניקה.
אל תפטרו עובדים ברגע הראשון, ואל תרוצו לקחת הלוואות יקרות בלי להבין מה הצרכים האמיתיים שלכם.
השבוע הראשון של מצב חירום מוקדש אך ורק לייצוב העסק, ולא לרדיפה אחרי צמיחה.
בדקו בצורה קרה וטכנית, מה פתוח ויכול להמשיך לעבוד? מה נסגר לחלוטין?
איזה כסף אמור להיכנס בימים הקרובים שניתן לבנות עליו?
איך יודעים אם העסק יכול לשרוד את החודשיים שלושה הקרובים?
כדי להבין את רמת ההישרדות של העסק שלכם, אתם חייבים לעזוב את התחושות ולעבור למספרים.
אתם צריכים לדעת מהו ההון החוזר שלכם ומה מצב האובליגו שלכם בבנק.
הכינו רשימה ברורה ומדויקת שכוללת:
- כמה כסף זמין יש עכשיו: יתרות זכות בעו"ש פלוס מסגרות אשראי פנויות שטרם נוצלו.
- מהן הוצאות המינימום בחודש: כמה עולה לכם להחזיק את העסק "על אש קטנה" (שכירות, שכר בסיסי, תוכנות קריטיות, ביטוחים).
- חישוב שרידות: קחו את הכסף הזמין וחלקו אותו בהוצאות המינימום.
התוצאה היא מספר החודשים שהעסק יכול להחזיק מעמד מבלי להכניס שקל חדש.
אם מעולם לא ניהלתם תזרים, זה בדיוק הזמן להתחיל. קראו כאן את המדריך המלא לניהול תזרים מזומנים שיעשה לכם סדר.
איזה הוצאות בעסק צריך לעצור במצב חירום?
אחת הפעולות הראשונות היא ניהול הדוק של הוצאות קבועות ומשתנות.
חלקו את ההוצאות שלכם ל 3 קטגוריות ברורות:
- ליבה (לא נוגעים): הוצאות שבלעדיהן העסק לא יכול לתפקד או לחזור לפעילות.
למשל: אנשי מפתח בצוות, מערכות CRM קריטיות, ביטוחים חובה. - נוחות (עוצרים מהר): דברים שנחמד שיש כשהעסק פורח, אבל מיותרים בחירום.
מנויים לתוכנות שלא בשימוש יומיומי, פרסום תדמיתי יקר שלא מייצר לידים מיידיים, הוצאות כיבוד או משרד מוגזמות. - נבדקות מחדש (משא ומתן): הוצאות שאפשר לפרוס או להקפיא.
דברו עם בעל הנכס על דחיית שכירות, בקשו פריסה מספקים, או בדקו מול הבנק הקפאת קרן הלוואה לתקופה קצרה.
דוגמה מהשטח: באחד מגלי הקורונה, ישבתי עם לקוח, בעל משרד שירותים.
מתוך לחץ הוא רצה לפטר את מנהלת הלקוחות שלו (אשת מפתח), אבל כשעברנו על כרטיסי האשראי, גילינו שהוא משלם כמעט 3,000 ש"ח בחודש על רישיונות תוכנה ושירותי עזר שאיש לא השתמש בהם חצי שנה.
עצרנו את ה"דימום" המיותר, והעובדת נשארה כדי לשמר את הלקוחות הקיימים.
איך לתקשר עם לקוחות כשיש מצב חירום?
הטעות הכי גדולה של בעלי עסקים בחירום היא להיעלם.
מצד שני, גם להציף את הלקוחות בפחדים שלכם או להציע להם "מבצעי מלחמה" חסרי הקשר.
זה מתכון לפגיעה במותג.
מה כן לעשות? הוציאו עדכון קצר, מכובד וברור על מצב הפעילות שלכם.
הסבירו איך אתם זמינים עבורם בימים אלה, ואיך השירות שלכם יכול דווקא לעזור להם להתמודד עם המצב הנוכחי.
שמרו איתם על קשר עקבי (ניוזלטר או הודעה אישית), לקוחות זוכרים היטב מי היה שם עבורם כשהיה קשה, ומי נעלם וחזר רק כש"חזרה לשגרה" התחילה.
3 טעויות נפוצות של בעלי עסקים במצבי חירום
- מכבים הכל: עוצרים בבת אחת כל קמפיין פרסומי, מנתקים מגע עם השוק, וסוגרים פעילות ללא תוכנית חזרה.
התוצאה? כשהמשבר נגמר, צריך להתניע את העסק מאפס. - ממשיכים כרגיל: מתעלמים לחלוטין מהמציאות החדשה. מקבלים החלטות, מוציאים כספים ומצפים לתגובות מהשוק כאילו כלום לא קרה.
זו הדרך המהירה ביותר להתרסקות תזרימית. - רצים לבנק מאוחר מדי: כאיש אשראי לשעבר, אני יכול לומר לכם שאין דבר שהבנק שונא יותר מהפתעות.
יזמים שמגיעים לבנק כשהם כבר בחריגה, בלי נתונים ברורים, בלי דוח רווח והפסד מעודכן ובלי תוכנית מקבלים סירוב.
לבנק הולכים לפני שהכסף נגמר.
לקריאה נוספת על איך לדבר עם הבנקאי שלכם בחירום, היכנסו למדריך שלנו לגיוס אשראי נכון
שורה תחתונה, 3 פעולות לביצוע מיידי
אתם לא חייבים לדעת בדיוק מה יקרה מחר בבוקר בכלכלה או במדינה, אבל אתם חייבים לדעת איך העסק שלכם מגיב היום.
- מפו את התזרים המיידי שלכם: פתחו עכשיו את חשבון הבנק ורשמו במדויק כמה כסף זמין יש לכם לעומת התחייבויות קשיחות ל 30 הימים הקרובים.
- בטלו 2 הוצאות נוחות: עברו על פירוט האשראי העסקי של החודש האחרון ובטלו מיד שתי הוצאות שלא תורמות ישירות להישרדות העסק כרגע.
- שלחו הודעה ללקוחות הקיימים: נסחו הודעת וואטסאפ או מייל קצר (3 שורות) שמעדכן את הלקוחות הפעילים שלכם בשעות הפעילות וזמינות השירות.
העסק שלכם מרגיש תקוע או בסכנה בגלל המצב? אל תישארו עם חוסר הודאות לבד.
לחצו כאן להבין איך מתמודדים עם חוסר ודאות עסקית ומנהלים עסק במצב חירום
תאמו איתי שיחת ייעוץ ממוקדת לבדיקת מצב העסק שלכם.
הורידו בחינם את מדריך אסטרטגיית החוסן עסקי הכולל 34 פעולות לביצוע של בעל עסק לחיזוק החוסן העסקי במצב של אי ודאות