יצירת תוכנית פעולה אפקטיבית לניהול עסק בשעת משבר
ניהול עסק בזמן משבר הוא תהליך מורכב ומאתגר, המצריך קבלת החלטות שקולות ומהירות, גמישות, ותכנון אסטרטגי מדויק.
להלן מספר צעדים ושלבים שיעזרו לבעל עסק להתמודד עם משבר ולמזער את הנזקים:
שלב ראשון
הערכת מצב ובחינת השפעת המשבר על העסק, אחד השלבים הקריטיים ביותר בתהליך,
שכן הבנה מעמיקה של המצב תאפשר לבעל העסק לפתח את תוכנית הפעולה הנכונה.
במצב כזה, חשוב להכיר את המשבר בכל התחומים: פיננסיים, תפעוליים, ושיווקיים.
הכרת המשבר תסייע לבעל העסק לדעת כיצד להתמודד איתו בצורה היעילה ביותר.
שלב זה כולל מספר תתי שלבים לבחינה:
1.1 הגדרת היקף המשבר
בתת בשלב זה על בעל העסק לזהות ולהבין באילו תחומים העסק נפגע ומהו ההיקף של הפגיעה.
שאלות שכדאי לבחון:
כיצד המשבר משפיע על השוק הכולל? האם יש ירידה בביקושים?
האם יש ירידה בצריכת המוצרים או השירותים של העסק בגלל המשבר?
האם קיימות מגבלות רגולציה או חוקים חדשים שמשפיעים על פעילות העסק?
האם ואיך המשבר משפיע על לקוחותיך?
כיצד המשבר משפיע על תפעול העסק? על הלקוחות? ועוד.
1.2 בחינת הדוחות הפיננסיים ושיקוף המצב הכספי
בתת בשלב זה, בעל העסק יבחן את המצב הפיננסי בצורה עמוקה כדי להבין מהו המצב הנוכחי של העסק, מבחינת נזילות, תזרים מזומנים, הכנסות והוצאות.
מומלץ לבדוק מקורות הכנסה, בחינת הוצאות קבועות ומשתנות, ניתוח תזרים מזומנים, חישוב כמה זמן העסק יכול להחזיק במצב הנוכחי ללא שינוי מהותי, ניתוח התחייבויות העסק ודחיית/פריסת תשלומים.
1.3 זיהוי האיומים הקריטיים שדורשים טיפול מידי
טיפול קריטי בתחום הנדרש ומנגד דחייה של מה שלא דחוף. ניתן לבחון תת שלב זה ע"י מספר שאלות:
האם יש בעיות שדורשות מענה מידי? (שיווק, פיננסי, ניהול עובדים), מהו הזמן הקריטי לפעולה?
מהן ההשלכות של אי נקיטת פעולה עכשיו? (בכל תחום),
מי הם הגורמים המעורבים? ומה מצבם? (לקוחות, ספקים, עובדים, שת"פים).
לאחר שבעל העסק ביצע הערכת מצב, יש צורך לבנות רשימה של התחומים הקריטיים ביותר לניהול מידי.
לדוגמה, תשלום משכורות, שמירה על לקוחות קיימים, או ניהול חובות שוטפים.
1.4 ניתוח השוק והבנת הסביבה החיצונית
במצב משבר על בעל העסק לנתח ולהבין את מצב השוק כולו מעבר לעסק האישי שלו.
יש לבחון:
איך המתחרים מתמודדים עם המשבר?
האם הם מציעים פתרונות או שירותים חדשים בעקבות המשבר?
האם יש הזדמנויות עסקיות חדשות בעקבות המשבר?
האם הוכרזו תקנות ותמיכות מטעם הממשלה מתוך מטרה לעזור לעסקים במצב חירום?
1.5 גיבוש התובנות וקבלת החלטות
לאחר קבלת כל המידע הדרוש לגבי היקף המשבר, המצב הפיננסי, ודחיפות הנושאים השונים, הגיע הזמן לגבש תובנות שיכולות להנחות אותך לקבלת החלטות מושכלות.
יש לבחון ולשאול:
האם יש צורך מידי לבצע שינויים בעסק כדי להמשיך לפעול בזמן המשבר או שניתן להמשיך במצב הקיים?
האם יש צורך בגיוס מימון ואשראי חדש? מהי האסטרטגיה ואלו תרחישים עלולים להתקיים?
שלב שני
בנית תוכנית פעולה לניהול העסק בעת המשבר
התוכנית צריכה לכלול פתרונות לטווח הקצר, שיאפשרו לעסק לשרוד את המשבר, תכנון לטווח הבינוני והארוך, שמטרתו להבטיח יציבות וצמיחה עתידית. יצירת התכנית כוללת מספר תתי שלבים:
2.1 תכנון לטווח הקצר
מטרת התכנון לטווח הקצר היא שרידות העסק בעת המשבר, לייצב את העסק ולהתמקד בנושאים הדחופים ביותר.
יש לתעדף משימות חיוניות, יש לזהות את הפעולות הקריטיות שיש לבצע מיד כדי להבטיח שהעסק ימשיך לפעול ולשרוד במצב הנוכחי.
יש לצרף לכל משימה תאריך יעד קצר מועד.
שמירה על תזרים מזומנים חיובי (בקש הקדמת תשלומים אם יש צורך ומנגד בחן הוצאות).
יש לבחון צורך באשראי ולחפש מימון זול בהתאם למצב הקיים בשוק (קרנות, בנקים ועוד).
ניתוח ובחינה של הוצאות העסק:
צמצום הוצאות לא דחופות ורצויות כולל צמצום הוצאות קבועות (שירותי ניקיון, חשמל במשרד/חנות ע"י עבודה מרחוק ועוד), בחינת הפחתת עלויות שכר למשרד/חנות מול בעל הנכס.
2.2 התאמת מודל העסק לטווח הבינוני
שלב זה יגיע לאחר שבעל העסק הצליח לייצב את העסק והתת שלב הנ"ל הוא לבחון אפשרויות להתאמה וגמישות לטווח הבינוני.
בתת שלב זה ניתן לשאול מספר שאלות:
האם יש צורך לשנות את המודל העסקי? (ייתכן וכבר לא רלוונטי עקב השינויים שהעסק חווה).
בחינת מעבר לפלטפורמות מקוונות במידה ואין פעילות כזו (חנות מקוונת, שירותי הזמנות ומשלוכים ועוד).
זיהוי הזדמנויות חדשות ופיתוח מוצרים או שירותים חדשים במצב הקיים והתאמתם לדרישה החדשה של השוק.
2.3 ניהול משאבי אנוש
בזמן משבר, ניהול משאבי האנוש של העסק הוא קריטי.
על בעל העסק לדאוג לצמצם עלויות כוח אדם בזהירות מבלי לפגוע בשאר העובדים.
ייתכן קיצור יום עבודה, הוצאת עובדים לחל"ת ואפילו פיטורי עובדים (עם כל הצער שבדבר).
מנגד ייתכן ובעל העסק יצטרך לשקול שינויי תפקידים לעובדים ואף הוספת אחריות לחלקם.
2.4 בניית תוכנית חירום לגמישות תפעולית
משבר יכול להכות בשנית (קורונה? מלחמה?) ועל כן יש להיערך למשבר חוזר או משבר מתמשך.
בניית תרחישים אפשריים:
קצר, בינוני, ארוך ותרחישים חוזרים ומתמשכים.
לכל אחד מהתרחישים יש לגבש תוכנית פעולה שמכסה את הצעדים שתנקוט.
תוכנית זו צריכה לכלול התמקדות באיומים עיקריים כגון ירידה נוספת במכירות, סגירה ממושכת של חנויות, או שינוי בתקנות ממשלתיות.
שיפור תזרים מזומנים לטווח ארוך וחיסכון הון לשעת חירום.
שלב שלישי
תקשורת ברורה ושקופה היא קריטית לניהול משבר ויש לנהל כזאת עם כל הגורמים הרלוונטיים: עובדים, לקוחות וספקים.
שמירה על קשר עם לקוחות:
עדכן את הלקוחות שלך בנוגע לשינויים שעלולים להשפיע על השירות או המוצר שהם מקבלים ממך.
ניהול ספקים:
שוחח עם הספקים שלך כדי להבין את ההשפעה של המשבר עליהם ונהל איתם משא ומתן כדי להקל על תנאי התשלום.
קשר עם עובדים:
שקיפות מול העובדים תעזור לשמור על מוטיבציה וביטחון.
עדכן אותם באופן סדיר על השינויים הדרושים וודא שהם מבינים את תמונת המצב ואת הצעדים הננקטים.
שלב רביעי
חיפוש מקורות מימון, במהלך משבר, ייתכן שתידרש תמיכה כספית כדי לייצב את העסק.
לפני שרצים לגייס אשראי יש לעקוב אחרי תזרים המזומנים של העסק, תוך זיהוי מקורות הכנסה פוטנציאליים כמו לקוחות חדשים, או שירותים ומוצרים חדשים שהעסק יכול להציע.
מקורות מימון יכולים להיות מקרנות ממשלתיות ולכל יש לבחון אלו קרנות הממשלה מציעה לעסקים ויש לבדוק גם מענקים מהממשלה.
בנקים וחברות אשראי פרטיות
יש לבחון אפשרויות לדחייה או לפריסה מחדש של הלוואות קיימות או קבלת אשראי חדש.
שלב חמישי
התאמה וגמישות אסטרטגית נדרשת עקב המשבר ועל בעל העסק להיות גמיש ולהתאים את עצמו במהירות לשינויים.
על בעל העסק לבחון להוסיף מוצרים או שירותים חדשים שיתאימו יותר למצב החדש.
לדוגמה, ייתכן שבעל העסק ירצה לעבור למכירות מקוונות או להציע שירותי משלוחים.
בחינת מודל עסקי חלופי:
בעל העסק נדרש לבחון דרכים שונות לייצר הכנסות ורווחים מהעסק שלו.
לדוגמה, מועדון כושר יכול להציע שיעורי ספורט מקוונים בתקופת סגר או מלחמה.
בעל העסק חייב לשקול שדרוג כלים טכנולוגיים וניצול פלטפורמות דיגיטליות לניהול יעיל יותר של העסק עשויים לשפר את ביצועי העסק בשעת משבר.
שלב שישי
ניהול רגשות ולחצים אישיים, ניהול עסק בשעת משבר מצריך גם התמודדות עם הלחץ הנפשי.
על בעל העסק להקפיד לקחת הפסקות ולתחזק אורח חיים בריא כדי להתמודד עם הלחץ והאתגרים שמציב המשבר.
מומלץ לשקול להיוועץ במומחים בתחום הכלכלה או הניהול על מנת לקבל הכוונה מקצועית בנוגע לאסטרטגיות נכונות להתמודדות עם המשבר.
מומלץ לנהל את הזמן כך שבעל העסק יכול לאזן בין ניהול העסק לבין צרכים אישיים, כדי למנוע שחיקה.
שלב שביעי
הכנה ליציאה מהמשבר והמשך צמיחה, לאחר שהמשבר מתחיל לשכוך, חשוב להכין את העסק לחזרה לצמיחה.
על בעל העסק לבצע הערכת מצב לאחר המשבר כדי לזהות את ההשפעות ולהבין מה נדרש כדי לשקם את העסק ולחזור לצמיחה.
על בעל העסק לבנות תוכנית לשיקום ויציאה מהמשבר, תוך התמקדות בתיקון הנזקים, שיפור הרווחיות והכנה לקראת משברים עתידיים.
יש ללמוד מהמשבר הנוכחי ולהכין תוכניות גיבוי להתמודדות עם משברים עתידיים, כולל יצירת רזרבות מזומנים ותכנון לשינויים פתאומיים במצב השוק.
סיכום
בשנים האחרונות חווינו מספר משברים בעולם ובארץ (קורונה, מלחמות) על כן ניהול עסק בזמן משבר דורש תגובה מהירה, יצירתיות וגמישות.
תוכנית מסודרת, ניהול תקשורת טובה ושמירה על האיזון בין ניהול העסק לבריאות האישית יעזרו לך לעבור את המשבר בצורה הטובה ביותר.
אל תישארו לבד במצבי חירום, צרו קשר וביחד נבחן את העסק שלכם ונבנה תוכנית מתאימה ליציאה מחירום